Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verändert das Leben nahezu aller Vereine, denn auch sie müssen ihre gesamten eigenen Handlungen, Strukturen und Prozesse an die neuen gesetzlichen Anforderungen anpassen:

• Prozesse müssen beschrieben, Verfahren neu definiert werden
• Formulare, Verträge, Erklärungen und weitere Dokumente müssen überarbeitet werden
• Mitarbeitende (auch ehrenamtliche) müssen sensibilisiert, unterwiesen und ggf. geschult werden

Die Änderungen der DGSVO haben es in sich:

Hohe Bußgelder (pro Verstoß), erweiterte Rechte der Personen, deren Daten verarbeitet werden, stark gestiegene Informationsplichten und weitgreifende neue persönliche Verantwortlichkeiten, insbesondere der BGB-Vertreter der Vereine. 

Das alles verunsichert Vereinsvorstände in immer höherem Maße. Wenn man berücksichtigt, dass die Aufsichtsbehörden angezeigt haben, die neuen Regelungen und den Bußgeldrahmen auch tatsächlich anwenden zu wollen, versteht man die steigende Unsicherheit in der Vereinslandschaft und das Bedürfnis nach klaren Informationen zu diesem Thema.

ABER: Alles ist machbar, wenn man den Kopf nicht in den Sand steckt. Nutzen Sie die ohnehin zwingenden neuen Vorgaben, um Ihren Verein neu und effizienter aufzustellen.

Aufgrund der großen Nachfrage nach einer kostengünstigen und schlanken Lösung zur Umsetzung der Vorgaben der neuen Datenschutzrichtlinie bieten wir mit unseren Datenschutz-Workshops speziell für Vereine mit überwiegend ehrenamtlich arbeitenden Vorständen und Mitarbeitern eine interessante Alternative zum klassischen Basispaket mit einer individuellen 1:1-Betreuung.

Unser Angebot besteht aus drei Bausteinen:

• Zwei vierstündige Workshop-Termine für den BGB-Vorstand des Vereins zur Erarbeitung eines Datenschutzhandbuches
• Zweistündige Schulung aller Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten
• Anpassung Ihrer Vereinshomepage (Datenschutzerklärung und Impressum)
• Link/PDF: Unser Angebot für Vereine, die keinen Datenschutzbeauftragten benennen müssen
• Link/PDF: Sie haben 10 oder mehr Mitarbeiter, die regelmäßig und systematisch mit personenbezogenen Daten arbeiten?

Unser Angebot für Vereine, die keinen Datenschutzbeauftragten benennen müssen

Nicht nur jedes Unternehmen, sondern auch jeder Verein ist verpflichtet, alle Anforderungen des neuen Datenschutzgesetzes zu erfüllen.

Speziell für kleinere Vereine, die das nicht durch einen Datenschutz-beauftragten erledigen lassen, haben wir ein kostengünstiges und einfach umzusetzendes Angebot entwickelt:

1. Vorbereitung auf die Anforderungen des neuen Datenschutzgesetzes im Rahmen von 2 vierstündigen Workshop-Terminen

Der Workshop richtet sich an den BGB-Vorstand des Vereins.
Es werden die wichtigsten Problemfelder nachvollziehbar beschrieben und konkrete Maßnahmen für die tägliche Praxis erarbeitet.

Der Workshop ist speziell auf die Belange von Vereinen mit überwiegend ehrenamtlich arbeitenden Vorständen und Mitarbeitern zugeschnitten.

In den Workshops erarbeiten Sie nach den gesetzlichen Vorgaben Ihr eigenes Datenschutzhandbuch, das Sie als Vorlage erhalten und mit unserer fachlichen Unterstützung selbst ausfüllen und vervollständigen. Dazwischen gibt es kurze Impulsvorträge, Erläuterungen und die beispielhafte Umsetzung wichtiger Punkte im Plenum.

Zwischen den beiden Workshop-Terminen setzen Sie erste Schritte in Ihrem Verein um und am Ende haben Sie mit uns gemeinsam die relevanten Arbeiten zur Erfüllung der neuen Datenschutzrichtlinie erledigt.

2. Schulung aller Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten

Im Rahmen einer zusätzlichen zweistündigen Schulung werden

• alle wichtigen Grundlagen des Datenschutzrechtes in der täglichen Arbeitspraxis anhand typischer Abläufe und Prozesse aufgezeigt und
• die wesentlichen Änderungen und Verschärfungen durch die EU-DSGVO und deren Auswirkungen auf den Arbeitsalltag im Verein verständlich erläutert.

Alle Teilnehmenden erhalten von uns eine Teilnahmebescheinigung, auf deren Basis Sie Ihren Vorstand und Ihre Mitarbeitenden auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichten können.

3. Gutschein zur Anpassung Ihrer Homepage

Wir analysieren Ihre Webseite und schicken Ihnen Texte zur redaktionellen Anpassung der Datenschutz¬erklärung und des Impressums. Darüber hinaus nennen wir Ihnen ggfls. noch notwendige technische Änderungen. 

Kosten

Für die Teilnahme am Workshop berechnen wir pro Verein 360,00 EUR brutto.

In diesem Preis enthalten ist die Teilnahme eines Vereinsverantwortlichen (Vorsitzender oder Geschäftsführer) an den beiden halbtägigen Workshop-Terminen sowie alle notwendigen Unterlagen und Vorlagen inkl. des Basisordners „Datenschutzhandbuch“, der im Rahmen des Workshops durch die Teilnehmenden vereinsspezifisch angepasst und gefüllt wird.

Darüber hinaus ist die kostenlose Teilnahme des Vereinsverantwortlichen und jeweils bis zu 8 weiteren Vereinsmitarbeitern oder Vorstandsmitgliedern an einer zweistündigen Basisschulung zur Datenschutzgrundverordnung (mit Teilnahmebescheinigungen) enthalten.

Termine und Teilnehmerzahl

Termine für die beiden Workshops und die Schulung eilen wir Ihnen auf Anfrage mit.
Wir setzen das Angebot für mindestens 15 bis max. 20 Vereine (= Workshop-Teilnehmende) um.

Sie haben 10 oder mehr Mitarbeiter, die regelmäßig und systematisch mit personenbezogenen Daten arbeiten?

In diesem Fall müssen Sie gegenüber den Aufsichtsbehörden, aber auch gegenüber Ihren Mitgliedern und den eigenen Mitarbeitern einen entsprechend qualifizierten Datenschutzbeauftragten benennen. Dieser ist für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben innerhalb Ihres Vereins und gegenüber der Außenwelt verantwortlich.

Hier sind unsere vereinsspezifische Beratung und Begleitung sinnvoll. 

1. Vorbereitung auf die Anforderungen des neuen Datenschutzgesetzes im Rahmen einer individuellen Analyse, Betreuung und Umsetzung

Wir kommen zu Ihnen und bereiten Sie auf die Erfüllung der neuen gesetzlichen Anforderungen vor.

Gemeinsam mit Ihnen identifizieren wir relevante Prozesse und Verfahren, prüfen die Zulässigkeit von Verarbeitungsprozessen, passen Einwilligungserklärungen an, überprüfen Dokumente, überarbeiten Ihren Internetauftritt, passen Verträge mit externen Dienstleistern an, prüfen Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen, erarbeiten ein Auskunfts- und Löschverfahren und schaffen Verfahren zur Datenportabilität sowie für Datenpannen. 

Am Ende des Prozesses erhalten Sie von uns Ihr vereinsspezifisches Datenschutzhandbuch (analog und digital), das alle im Gesetz geforderten Dokumente und Protokolle enthält.

2. Schulung aller Mitarbeitenden, die mit personenbezogenen Daten arbeiten

Zusätzlich kommen wir in Ihr Vereinsheim (oder einen Ort Ihrer Wahl) und schulen dort ganz individuell Ihre Mitarbeitenden und Vorstandsmitglieder.
Keine anderen Personen hören zu und alles, was besprochen wird, bleibt „intern“. 

Für diese Schulung sind ausdrücklich keine Vorkenntnisse erforderlich! Alle erforderlichen Grundlagen werden verständlich erklärt.
Anschließend verpflichten wir gemeinsam Ihre Mitarbeitenden auf die Einhaltung des Datenschutzes.

3. Optional: Externer Datenschutzbeauftragter

Auf Wunsch übernehmen wir darüber hinaus die Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten für Ihren Verein.

Kosten

Die Kosten für die Umsetzung der notwendigen Basisarbeiten und die ggfls. erforderliche monatliche Betreuung sind abhängig von Ihrer individuellen Vereinssituation und Ihren speziellen Vereinsaktivitäten.

Auf der Basis eines gut einstündigen Beratungsgesprächs erstellen wir Ihnen ein konkretes Angebot.
Die pauschale Schutzgebühr von 120 € brutto wird bei späterer Beauftragung angerechnet.